اسلایدهای پاورپوینت به دلیل وجود تصاویر، نمودار، صدا، فایل‌های ویدیویی و گرافیکی گاها حجم‌های بسیار زیادی دارند. حجم بالای فایل پاورپوینت می‌تواند محدودیت‌ها و مشکلاتی را برای شما به همراه داشته باشد، از این رو دانستن چگونگی کاهش حجم فایل پاورپوینت می‌تواند برای همه کاربران پاورپوینت مفید باشد. در این پست از فارنت با آموزش کاهش حجم پاورپوینت همراه شما هستیم.
اسلایدهای پاورپوینت با حجم بالا می‌توانند واقعا دردسرساز باشند. این نوع فایل‌ها فضای زیادی از حافظه را اشغال می‌کنند، فرایند نمایش اسلاید را کند می‌سازند و در صورت داشتن حجم بسیار بالا امکان ارسال آن‌ها از طریق ایمیل وجود ندارد. از این رو شما می‌توانید با کم کردن حجم فایل پاورپوینت با این مشکلات مقابله کنید. اگر به دنبال کاهش حجم پاورپوینت هستید آن هم بدون دردسر هستید، حتما این مطلب را دنبال کنید.
اولین نکته پیرامون کاهش حجم پاورپوینت این است که تصاویر موجود در آن به طور معمول بیش‌ترین حجم فایل را تشکیل می‌دهند. از این رو بهینه‌سازی حجم تصاویر و یا کاهش تعداد آن‌ها می‌تواند تاثیر زیادی را در کم کردن حجم فایل پاورپوینت داشته باشد. با این حال نکات مهم دیگری پیرامون این موضوع وجود دارد که می‌تواند به شما کمک کند تا فایل اسلایدهای مایکروسافت پاورپوینت را کم حجم کنید.
برای کاهش حجم پاورپوینت از فرمت PPT استفاده کنید
مایکروسافت استفاده از فرمت PPTX را هم‌زمان با انتشار آفیس 2007 آغاز کرده است. با این حال هنوز هم استفاده از فرمت PPT برای فایل‌های پاورپوینت کاملا متداول است.
تفاوت بین فایل PPT و PPTX در چیست؟
در فایل‌های PPTX تمامی محتوا به صورت فشرده شده هستند. در واقع اگر یک فایل PPT را به PPTX تبدیل کنید، متوجه می‌شوید که حجم فایل کاهش خواهد یافت.
تبدیل فایل پاورپوینت PPT به فرمت PPTX
تبدیل کردن فایل PPT به PPTX به راحتی ذخیره یک فایل جدید است. برای این منظور پس از باز کردن فایل PPT به زبانه File مراجعه کنید و گزینه Convert را انتخاب نمایید.
پنجره مرورگر فایل ویندوز برای شما باز می‌شود، حالا در بخش Save As type گزینه PowerPoint Presentation را انتخاب نمایید. سپس بر روی گزینه Save کلیک کنید.
فایل PPT شما به صورت یک فایل PPTX ذخیره می‌شود. حالا می‌توانید ببینید که این کار چقدر حجم فایل شما را کاهش داده است.
همان‌طور که در تصویر مشخص است اندازه اسلاید با فرمت PPT پس از تبدیل به PPTX حدود 335 کیلوبایت کاهش یافته است. اگرچه این میزان در پاورپوینت چشم‌گیر نیست اما با انجام همین مراحل برای یک فایل ورد ما توانستیم حجم یک فایل 6000 کیلوبایتی را به 701 کیلیوبایت کاهش دهیم. اگر این میزان کاهش حجم شما را راضی نکرده است نا امید نشوید، در ادامه راه‌کارهای بیش‌تری را برای کاهش حجم فایل پاورپوینت خواهیم داشت.
به‌جای کپی و پیست کردن تصاویر از ابزار Insert استفاده کنید
استفاده کردن از کپی و پیست برای درج تصاویر در اسلایدهای پاورپوینت یکی از روش‌های پرطرفدار است. این موضوع زمانی‌که حجم فایل پاورپوینت برایتان مهم نباشد بدون ایراد است، اما اگر می‌خواهید یک اسلاید پاورپوینت با حجم کم را بسازید بهتر است در استفاده از این روش محتاطانه عمل کنید. در حقیقت ممکن است پس از کپی و پیست کردن تصاویر به فرمت PNG یا BMP تبدیل شوند. چرا این موضوع مهم است؟ چون هر دو فرمت حجم بیش‌تری از یک تصویر JPG دارد.
همان‌طور که تصویر بالا مشخص است دو تصویر مشابه یکی با فرمت PNG و یک با فرمت JPG به ترتیب 153 و 120 کیلوبایت حجم دارند. هر بار که یک فایل JPG را به روش کپی و پیست وارد پاورپوینت می‌کنید این نرم‌افزار آن را به صورت PNG ذخیره می‌کند، بنابراین مقداری به حجم تصویر شما افزوده می‌شود. اگر از ابزار Insert تصاویر استفاده کنید، می‌توانید مطمئن باشید که فایل‌های تصویری با همان فرمت مدنظر وارد اسلاید می‌شوند.
تصاویر را در پاورپوینت ادیت نکنید!
هنگامی‌که قصد دارید یک تصویر را در اسلاید خود بگذارید، اول مطمئن شوید نیازی به ویرایش ندارد. اگر نیاز است تصویری را ویرایش دهید قبل از بارگذاری در پاورپوینت، آن را به وسیله ابزارهای ویرایش تصویر ادبت کنید. در پاورپوینت هنگامی که یک تصویر را ویرایش می‌کند، این نرم افزار نسخه‌ای بدون اعمال ویرایش را نیز در خود ذخیره می‌کند.
به عنوان مثال اگر یک تصویر را در پاورپوینت سیاه و سفید کنید، این نرم‌افزار یک نسخه رنگی از آن را به عنوان تصویر اصلی در خود نگه می‌دارد. این موضوع زمانی‌که تعداد تصاویر زیاد باشد، حجم بالایی را به فایل پاورپوینت شما اضافه می‌کند.
اگر ابزار ویرایش تصویر ندارید و یا به هر دلیل دیگری مجبور به استفاده از پاورپوینت برای ویرایش تصویر هستید، بهتر است بعد از انجام ویرایش تمام نسخه‌های ذخیره شده قبلی را حذف کنید. این موضوع بازهم نمی‌تواند هم‌چون یک ابزار ویرایش تصویر در کاهش حجم فایل عمل نمی‌کند، اما بازهم کمک کننده است.
فشرده سازی تصاویر پاورپوینت
در مایکروسافت پاورپوینت شما می‌توانید تصاویر را به صورت تک به تک و یا به صورت گروهی فشرده‌سازی کنید. اگر می‌خواهید فشرده‌سازی تمام تصاویر را به صورت یک‌جا انجام دهید، می‌تواند مراحل زیر را دنبال کنید:
فایل پاورپوینت خود را باز کنید. در بخش بالایی صفحه
بروید و از منوی سمت چپ صفحه گزینه Save As را انتخاب کنید.
در بخش پایینی محلی که نام فایل پاورپوینت و فرمت آن را انتخاب می‌کنید، روی گزینه More Options کلیک کنید.
در کنار کلید Save یک گزینه جدید به نام Tools ایجاد می‌شود. نشانگر ماوس را روی آن برده و از پنجره باز شده گزینهCompress Pictures را انتخاب کنید.
پنجره Compress Pictures ظاهر می‌شود. در این بخش شما می‌توانید میزان وضوح تصویر را بر حسب ppi انتخاب کنید. هم‌چنین در نظر داشته باشید که گزینه Apply only to this picture تیک نخورده باشد.
- نکته: اگر می‌خواهید تنها یک تصویر را فشرده‌سازی کنید، پس از انتخاب آن تصویر در زبانه‌های بالای صفحه به زبانه Picture Tools مراجعه نمایید و سپس از بخش Format ابزار Compress Pictures را انتخاب کنید.
پس از انتخاب وضوح دلخواه بر روی گزینه OK کلیک کنید. پس از انجام این مراحل حتما فایل پروژه را دوباره ذخیره کنید.
حذف فونت‌های جاسازی شده برای کم کردن حجم فایل پاورپوینت
دلیل اینکه چرا باید فونت‌های مورد استفاده در اسلایدها را درون فایل جاسازی کنیم کاملا مشخص است. ممکن است شما در حال ساخت یک اسلاید پاورپوینت عمومی باشید که قرار است در چند کامپیوتر و دستگاه مختلف اجرا شود. از این رو اگر فونت‌های مورد استفاده در پاورپوینت در فایل جاسازی نشود، ممکن است مشکلاتی در نمایش فایل ایجاد شود. با این حال انجام دادن این کار به معنای افزایش حجم فایل پاورپوینت است.
در حالت کلی توصیه می‌شود اگر نیاز به نمایش یک فونت خاص برای اسلاید خود ندارید، بهتر است ویژگی جاسازی فونت این نرم‌افزار را غیر فعال کنید. برای انجام دادن این کار مراحل زیر را دنبال کنید:
بعد از بازکردن پروژه به منوی به منوی Files رفته و گزینه Options را انتخاب کنید.
در زبانه Save تیک قابلیت Embed fonts in the file را غیر فعال کنید. سپس گزینه OK را انتخاب نمایید.
ما با گرفتن چند کپی مختلف با انجام تنظیمات متفاوت در جاسازی فونت‌ها به نتیجه زیر دست پیدا کردیم. همان‌طور که مشخص است فایل‌های پاورپوینت بدون فونت‌های جاسازی شده به نسبت فایل‌هایی که تنها یک فونت در آن وجود دارد و یا اصلا فونتی با آن همراه نشده است، حجم بسیار کم‌تری دارد.
ایجاد لینک به فایل‌ها به جای قرار دادن آن‌ها در اسلاید
اگر بتوانید به‌جای استفاده از فایل‌ها درون یک اسلاید، تنها یک لینک به آن بدهید، حجم فایل پاورپوینت کاهش چشم‌گیری پیدا می‌کند. به عنوان مثال می‌توانید به‌جای قرار دادن یک ویدیو در اسلاید، آن را درون یوتیوب یا آپارات آپلود کنید و در اسلاید تنها لینک آن را بگذارید.
مطمئنا جاسازی فایل‌ها درون اسلاید، مزیت‌هایی از جمله امکان استفاده از آن‌ها در صورت دسترسی نداشتن به اینترنت را دارد، اما بهتر است زمانی این کار را انجام دهید که حجم فایل پاورپوینت برایتان اهمیت نداشته باشد.
تصاویر بندانگشتی (Thumbnail) را ذخیره نکنید
در گذشته‌های نه چندان دور، مایکروسافت آفیس به شما این امکان را می‌داد که یک تصویر بندانگشتی را از پژوه‌های خود تهیه کنید. به این ترتیب می‌توانستید هنگام جستجو در میان فایل‌های پاورپوینت، اسلاید مورد نظر را راحت‌تر پیدا کنید. در حال حاضر ویندوز پیشرفته‌تر از گذشته شده است و دیگر لازم نیست از این قابلیت استفاده کنید؛ با این حال مایکروسافت آفیس هنوز این قابلیت قدیمی را ارایه می‌دهد.
در یک آزمایش کوچک ما متوجه شدیم که حذف این نوع تصویر می‌تواند در کاهش حجم فایل تاثیرگذار باشد:
همان‌طور که مشخص است با فعال‌سازی گزینه ذخیره تصاویر بندانگشتی حجم فایل پاورپوینت حدودا 7 کیلوبایت افزایش یافته است. مطمئنا این رم بسیار ناچیز است، اما در آزمایش انجام گرفته روی یک فایل ورد به حجم 3247 کیلوبایت، پس از غیر فعال کردن این ویژگی حجم فایل به 721 کیلوبایت کاهش یافت. مشخص نیست که چرا نتایج به‌دست آمده در دو نرم‌افزار پاورپوینت و ورد تا این حد متفاوت هستند.
برای غیرفعال‌سازی گزینه ذخیره تصاویر بندانگشتی می‌توانید مراحل زیر را دنبال کنید:
بعد از باز کردن پروژه به منوی به منوی File بروید. موس خود را بر روی کلید Properties برده و Advanced Propertiesرا انتخاب کنید.
در پنجره باز شده به تب Summary مراجعه کنید.
در پایین صفحه تیک Save preview picture را بردارید و سپس OK را انتخاب کنید.
حذف اطلاعات شخصی مخفی از پاورپوینت
مایکروسافت آفیس برخی از اطلاعات شخصی شما را در فایل‌های تولیدی ذخیره می‌کند. حذف این داده‌ها از فایل می‌تواند مقداری از حجم فایل شما را کاهش دهد.
فایل پاورپوینت خود را باز کنید، به منوی File بروید. گزینه Check for Issues را انتخاب نمایید و به بخش Inspect Document بروید.
در پنجره Document Inspector بررسی کنید که تیک گزینه Document Properties and Personal Information، فعال باشد. سپس بر روی کلید Inspect کلیک کنید.
در پنجره بعدی گزینه Remove All را انتخاب نمایید. حالا همه اطلاعات حذف شده و چند کیلوبایت از حجم فایل پاورپوینت شما کاسته می‌شود.
غیرفعال کردن قابلیت AutoRecover در پاورپوینت
استفاده از این روش توصیه نمی‌شود، بنابراین بهتر است آخرین راه‌کار شما برای کم کردن حجم فایل پاورپوینت شما باشد. AutoRecover یکی از ابزارهای پرکاربرد مایکروسافت آفیس است. به کمک این قابلیت اگر برای فایل پاورپوینت شما پیش از ذخیره شدن اتفاقی بیفتد، می‌توانید به یک نسخه ذخیره از آن دسترسی داشته باشید.
هر بار که آفیس از ابزار AutoRecover استفاده می‌کند، مقداری به حجم فایل پاورپوینت افزوده می‌شود. برای غیر فعال کردن این ویژگی می‌توانید مراحل زیر را دنبال کنید:
به منوی File بروید و گزینه Options را از میان گزینه‌های موجود در سمت چپ صفحه انتخاب نمایید.
در زبانه Save از پنجره Options، تیک گزینه Save AutoRecover information ever xx minutes را بردارید.
اگر بلافاصله پس از غیرفعال کردن AutoRecover پروژه را ذخیره کنید، متوجه تغییرات سایز فایل نمی‌شوید. زیرا این قابلیت پس از گذشت زمان به حجم فایل شما اضافه می‌کند. بنابراین هرچه میزان زمان فعالیت شما در پروژه بیشتر باشد، این ابزار حجم بیش‌تری را به فایل نهایی اضافه می‌کند.
همه اطلاعات را در یک فایل جدید کپی کنید
همان‌طور که گفته شد، زمان که در حال ساخت اسلایدهای پاورپوینت هستید، این نرم‌افزار اطلاعات زیادی را در فایل‌های شما جاسازی می‌کند. اگرچه در روش‌های بالا به تمام این موارد و روش حذف آن‌ها اشاره کرد. اما بازهم ممکن است این نرم‌افزار اطلاعات پنهان دیگری را در فایل‌های شما قرار دهد. برای جلوگیری از این مشکل می‌توانید پس از اتمام کار با پروژه، محتویات آن را در یک پروژه جدید کپی کنید.
برای انجام دادن این کار شما می‌بایست تمام اسلایدها را به صورت تکی در پروژه جدید کپی کنید. این موضوع ممکن است زمان‌بر باشد اما دیگر ابزارهایی هم‌چون AutoRecover نمی‌توانند بر حجم فایل شما اضافه کنند. از این رو حجم پروژه جدید از پروژه اصلی کم‌تر خواهد بود.
نمی‌توان گفت که این کار تا چه اندازه بر کم کردن حجم فایل پاورپوینت شما تاثیرگذار است. در واقع نتایج به‌دست آمده برای فایل‌های گوناگون تفاوت دارد. با این حال مطمئنا این روش ارزش امتحان کردن را دارد.
ترفند: فایل پاورپوینت را UnZip و دوباره Zip کنید
همان‌طور که گفته شد فایل‌های PPTX در واقع یک نمونه فشرده شده از فایل‌های PPT هستند. از همین رو حجم آن‌ها بسیار کم‌تر از نمونه‌های قدیمی است. به این ترتیب می‌توانید برای کم کردن حجم فایل پاورپوینت این نوع فایل را با نرم‌افزارهای فشرده‌سازی نظیر WinRar یا 7Zip باز کنید و محتویات آن را استخراج نمایید. پس از استخراج محتویات آن را درون یک فایل فشرده جدید قرار دهید و فرمت فایل جدید را PPTX بگذارید.
در آزمایش اول این روش حجم فایل ورد از 721 کیلوبایت به 72 کیلوبایت کاهش یافت. با این حال فایل قابل اجرا نبود. در دومین آزمایش که فایل دچار مشکل خاصی نشد، حجم پروژه از 2614 به 2594 واحد رسید. در نتیجه تنها 20 کیلوبایت از حجم فایل کاسته شد. از این رو نمی‌توان با اطمینان گفت که باید این روش را امتحان کنید، به هر حال اگر قصد دارید این راه حل را انجام دهید، در ابتدا از فایل خود یک نسخه پشتیبان تهیه کنید.
راه کارهای بالا تمام روش‌هایی است که تاکنون برای کاهش حجم پاورپوینت کشف شده‌اند. با این حال اگر یک راه حل جدید برای کم کردن حجم فایل پاورپوینت بلدید، می‌توانید آن را از بخش نظرات به اطلاع سایر کاربران برسانید.
منبع: Farnet
عالللللللللللییییییییییییییی بود
با تشکر از مطالب مفیدتون